작년에 워크숍을 나갔던 회사에서 이런 말을 들었습니다. “저희 요즘 회의가 30분이면 끝나요.” 자랑스러운 목소리였습니다. 넉 달 뒤 그 팀에서 세 명이 나갔습니다.
1. 짧아진 회의를 처음 반긴 팀
그 팀은 반년 전만 해도 주간 회의가 두 시간씩 걸렸습니다. 안건이 다섯 개인데 첫 번째에서 한 시간을 쓰는 식이었죠. 팀장이 바뀌면서 규칙을 만들었습니다. 안건당 6분, 결론이 안 나면 담당자에게 위임. 회의는 정말로 30분이 됐고 모두가 만족했습니다.
여기까지는 좋은 이야기입니다. 실제로 회의 시간이 줄어드는 건 대부분 개선입니다. 문제는 그다음에 무엇이 줄었느냐입니다.
2. 4개월 뒤에 벌어진 일
넉 달 뒤 같은 팀에 다시 갔을 때, 회의는 여전히 30분이었습니다. 다만 그 30분 동안 말하는 사람이 두 명이었습니다. 나머지 여섯 명은 듣고 있었고, 끝나고 나서 복도에서 이야기하고 있었습니다.
“회의에서 말해봐야 어차피
정해진 대로 가더라고요.”
안건당 6분이라는 규칙은 긴 논쟁을 막았지만, 동시에 “이건 좀 다시 생각해 봐야 하는데요”라는 말을 꺼낼 자리도 없앴습니다. 그런 말은 원래 6분 안에 나오지 않습니다.
3. 세 회사의 공통 순서
같은 일이 다른 두 회사에서도 있었습니다. 순서가 거의 똑같았습니다.
- 회의가 길어 불만이 쌓인다
- 시간 제한 규칙을 만든다 (대개 안건당 5~10분)
- 회의가 실제로 짧아지고 만족도가 오른다
- 2~3개월 뒤, 발언자가 상위 2~3명으로 굳는다
- 결정에 대한 이의가 회의 밖에서만 나온다
- 이의가 반영되지 않으니 결국 말하지 않게 된다
마지막 단계에 도달하면 회의는 아주 짧고 아주 조용해집니다. 겉보기에는 가장 효율적인 상태입니다.
4. 다시 늘리자는 뜻은 아닙니다
두 시간 회의로 돌아가자는 말이 아닙니다. 그건 그것대로 나빴습니다. 제가 말하려는 건 시간을 재는 대신 발언 분포를 재라는 것입니다.
한 팀에서는 회의록에 발언자 이름만 적어 봤습니다. 4주치를 모아 세어 보니 여덟 명 중 두 명이 전체 발언의 71%였습니다. 그 숫자를 팀에 공유한 다음 주부터 회의가 40분이 됐고, 대신 말하는 사람이 다섯 명이 됐습니다.
5. 오늘 확인해 볼 것 세 가지
- 지난 4주 회의록에서 발언한 사람의 이름을 세어 보세요. 상위 두 명이 몇 %인가요
- 최근 세 번의 회의에서 결론이 뒤집힌 적이 있나요. 한 번도 없다면 이유를 생각해 보세요
- 회의가 끝난 뒤 따로 이야기하는 조합이 고정돼 있지 않은지 보세요
세 가지 중 두 개 이상이 걸린다면, 회의가 짧아진 게 아니라 논의가 사라진 것일 수 있습니다. 다음 주에는 이 상태에서 무엇부터 되돌렸는지 쓰겠습니다.
이 글은 실제 워크숍 사례를 바탕으로 하되 회사명과 세부 정보는 모두 바꿨습니다.
